Mail merge minangka alat sing nyederhanakake nggawe serangkaian dokumen sing padha nanging ngemot elemen data unik lan variabel. Iki wis rampung kanthi nggandheng basis data sing ngemot unsur data kasebut menyang dokumen, sing ngandhut gabungan kolom endi data unik bakal diisi.
Gabungan surat nyimpen wektu lan panriman ku cara ngotomatisasi proses ngetik potongan data standar kayata jeneng lan alamat menyang dokumen. Contone, sampeyan bisa nyambungake huruf formulir menyang klompok kontak ing Outlook; huruf iki bisa uga duwe lapangan gabungan kanggo saben alamat kontak lan siji kanggo jeneng kontak sing cocog minangka bagéan saka pangapurane surat.
Migunakake Mail Merge
Mail gabungan, kanggo akeh wong, nyinaoni pikirane junk mail. Nalika para pemasar ora setuju nggunakake mail supaya bisa ngasilake surat kanthi cepet lan gampang, akeh kegunaan liyane bisa ngganggu sampeyan lan ngganti cara sampeyan nggawe sawetara dokumen.
Sampeyan bisa nggunakake surat gabungan kanggo nggawe jinis cithakan sing dicithak, uga dokumen sing disebarake lan fax. Jenis dokumen sing sampeyan bisa nggawe kanthi nggunakake surat gabungan meh ora ana. Kene sawetara conto:
- Tèks
- Inventories
- Invoice
- Label
- Amplop
- Lan, mesthi, huruf
Nalika digunakake kanthi cerdas, surat gabungan bisa nambah produktivitas banget. Sampeyan uga bisa ngedongkrak efektifitas dokumen sing digawe. Contone, kanthi ngganti aksara karo jeneng panampa utawa unsur liyane sing spesifik kanggo saben panampa, sampeyan bakal nemokake gambar pribadi sing polesan sing nggawe panggung kanggo hasil sing dikarepake.
Anatomi Mail Merge
Gabungan surat dumadi saka rong bagéan utama: dokumen lan sumber data , uga diarani minangka basis data. Microsoft Word nyederakake karyane kanthi ngidini sampeyan nggunakake aplikasi Office liyane kayata Excel lan Outlook minangka sumber data. Yen sampeyan duwe lengkap Office suite, nggunakake salah sawijining aplikasi minangka sumber data sing gampang, trep, lan banget dianjurake. Nggunakake kontak sing wis sampeyan lebokake menyang kontak Outlook, umpamane, bakal ngirit ora nglebokake informasi kasebut menyang sumber data liyane. Nggunakake spreadsheet Excel sing ana bakal menehi keluwesan sing luwih gedhe karo data tinimbang sumber data Word sing bakal digawe.
Yen sampeyan mung nduweni program Word, Nanging, sampeyan isih bisa nggunakake fitur manufaktur mail. Tembung nduweni kemampuan kanggo nggawé sumber data sing bisa diowahi kanthi otomatis kanggo nggabung mail.
Ngatur Surat Gabung
Panggabungan email uga koyone dadi rumit-lan rumit, dokumen dhuwit data sing gumantung ing basis data gedhe mesthi. Tembung, Nanging, nyempurnakake panyimpenan surat sing dienggo kanggo panggunaan umum kanthi nyediakake penyihir sing lumaku ing proses panyambungan dokumen menyang database. Umumé, sampeyan bisa ngrampungake proses ing kurang saka 10 langkah sing gampang, kalebu nemokake lan mbenerake kesalahan. Sing luwih sithik tinimbang nyiapake dokumen sampeyan kanthi manual bakal entuk, lan kanthi wektu luwih gampang lan gampang.