Fitur Microsoft Merge Mail ngidini sampeyan ngirim dokumen sing padha karo owah-owahan tipis menyang akeh panampa. Istilah "gabunge" asalipun saking kasunyatan bilih salah satunggalipun dokumen (serat, umpamane) kagabung karo sumber data dokumen, kayata spreadsheet .
Fitur gabungan surat tembung nglakoni seamlessly karo data saka Excel. Nalika Word uga ngidini sampeyan nggawe sumber data dhewe, opsi kanggo nggunakake data iki diwatesi. Luwih, yen sampeyan wis duwe data ing spreadsheet, ora akeh pangertene kanggo nambah kabeh informasi menyang sumber data Word.
Nyiyapake data kanggo Mail Merge
Sacara teoritis, sampeyan bisa nggunakake lembar kerja Excel sajrone nggabungake fungsi Mail tanpa sembarang persiapan khusus. Nanging, dianjurake supaya sampeyan njupuk sawetara wektu kanggo nyiapake lembar kerja sampeyan kanggo ngoptimalake proses gabungan email .
Ing ngisor iki sawetara pedoman kanggo mirsani sing bakal nggawe proses gabungan mail dadi luwih lancar.
Ngatur Data Spreadsheet Panjenengan
Ing risiko nyatakake, data sampeyan kudu diorganisir sacara rapi lan dadi kolom. Coba saben baris minangka rekaman siji lan saben kolom minangka lapangan sing arep disisipake ing dokumen sampeyan. (Priksa tutorial Excel data-entri yen sampeyan perlu penyisipan.)
Nggawe Row Header
Nggawe baris header kanggo sheet sing arep digunakake kanggo nggabung mail. Baris header minangka baris sing ngemot label sing ngenali data ing sel ing ngisor iki. Excel bisa uga sok-sok babagan mbedakake antara data lan label, supaya nggawe cetha kanthi nggunakake teks kandel, wates sel lan shading sel sing unik kanggo baris header. Iki bakal njamin Excel mbédakaké saka sisa data sampeyan.
Mengko nalika sampeyan gabungake data karo dokumen utama, label kasebut bakal katon minangka jeneng gabungan kolom, supaya ora ana kebingungan apa data sing sampeyan lebokake menyang dokumen. Salajengipun, punika praktik ingkang sae kangge nyorot kolom panjenengan, amargi mbantu nyegah kesalahan pangguna.
Sijine Kabeh Data ing Lembar Tunggal
Data sing arep digunakake kanggo ngirim surat kudu ana ing salah siji sheet. Yen disebarke ing pirang-pirang lembar, sampeyan kudu nggabungake lembaran utawa nindakake gabungan pirang-pirang mail. Uga, manawa lembar kasebut dijenengi kanthi cetha , amarga sampeyan kudu bisa milih sheet sing arep digunakake tanpa ndeleng.
Nggabungake Sumber Data ing Surat Gabung
Langkah sabanjure ing proses penggabungan surat iku kanggo nggandhengake spreadsheet Excel sing disusun karo dokumen Word.
- Ing Toolbar Mail Merge, klik tombol Bukak Sumber Data .
- Ing kothak dialog Pilih Data Sumber, navigasi menyang folder nganti sampeyan nemokake workbook Excel. Yen sampeyan ora bisa nemokake file Excel, priksa manawa "Kabeh sumber data" dipilih ing menu gulung dilabel "File of type."
- Klik kaping pindho ing sumber sumber Excel file, utawa pilih banjur klik Mbukak .
- Ing kotak dialog Pilih Table, pilih sheet Excel sing ngemot data sing pengin digabung karo dokumen sampeyan.
- Priksa manawa kothak ing jejere "Data baris kapisan ngandhut kolom asli" wis dicenthang.
- Klik OK .
Saiki sumber data wis digandhengake karo dokumen utama, sampeyan bisa miwiti ngetik teks lan / utawa nyunting dokumen Word. Nanging, sampeyan ora bisa nggawe sumber data ing Excel; yen sampeyan kudu nggawe owahan data, sampeyan kudu nutup dokumen utama ing Word sadurunge sampeyan bisa mbukak sumber data ing Excel.
Nglebokake kolom manunggal menyang dokumen sampeyan gampang kanthi melu langkah iki:
- Klik tombol Pasang Gabung Bidang ing mail merge toolbar. Kothak dialog Sambungake Sambungake bakal katon.
- Nyorot jeneng lapangan sing pengin disisipake saka dhaftar banjur klik Pasang .
- Kothak bakal tetep mbukak, ngijini sampeyan masang kolom liyane. Yen sampeyan masang kolom luwih saka siji, Sabanjure ora bakal nambah spasi ing antarane kolom ing dokumen sampeyan kanthi otomatis; sampeyan kudu nindakake iki dhewe sawise sampeyan nutup kothak dialog. Ing dokumen sampeyan bakal weruh jeneng lapangan sing dikubengi panah kaping pindho.
- Yen wis rampung, klik Tutup .
Nglebokake Alamat Blok lan Salam-Gunakake kanthi teliti
Microsoft bubar nambahake fitur e-mail sing ngidini sampeyan masang blokir alamat lan baris ucapan. Kanthi ngeklik tombol sing gegandhengan ing toolbar, Word bakal ngidini sampeyan masang sawetara kolom sekaligus, disusun ing variasi umum.
Tombol blok alamat alamat iku siji ing sisih kiwa; baris ucul masukan ing sisih tengen.
Luwih, nalika sampeyan ngeklik tombol salah siji, Tembung bakal nuduhake kothak dialog sing menehi sawetara opsi ing lapangan sing pengin disisipake, kepiye sampeyan bakal disusun, apa sing diwaca tandha lan liyane. Nalika iki muni cukup gampang-lan yen sampeyan nggunakake sumber data sing digawe ing Word-bisa mbingungake yen sampeyan nggunakake lembar kerja Excel.
Elinga yen rekomendasi babagan nambah baris header ing lembar kerja sampeyan ing kaca 1 artikel iki? Inggih, manawa sampeyan nerangake lapangan apa-apa liyane saka apa sing digunakake Word minangka jeneng lapangan kanggo data sing padha, Word bisa cocog karo lapangan kanthi ora bener.
Apa tegese yen sampeyan nggunakake blok alamat masang utawa nglebokake tombol garis ucapan , data bisa katon ing urutan sing beda tinimbang sing sampeyan nemtokake-mung amarga label ora cocog. Murni, Microsoft ngantisipasi iki lan dibangun ing fitur Match Fields sing ngidini sampeyan cocog karo jeneng lapangan sing digunakake dening Word.
Nggunakake Lapangan Match kanggo Label Lapangan sing bener
Kanggo cocog kolom, tindakake langkah iki:
- Klik tombol Match Fields ing toolbar.
- Ing kotak dialog Match Fields, sampeyan bakal nemokake dhaptar jeneng lapangan ing sisih kiwa. Ing sisih tengen kothak, sampeyan bakal weruh kolom kothak gulung. Jeneng ing saben kotak dropdown yaiku lapangan sing digunakake dening Sabda kanggo saben lapangan ing Blok alamat utawa Blokir Greeting. Kanggo nggawe owah-owahan, mung pilih jeneng lapangan saka kotak dropdown.
- Yen wis rampung nggawe owahan, klik OK .
Sampeyan uga bisa ngowahi kotak dialog Match Fields kanthi ngeklik tombol Match Fields ing ngisor salah sijine kotak dialog Sisip Alamat utawa Greeting Line, sing loro katon nalika sampeyan ngeklik tombol toolbar sing gegandhengan.
Ndeleng Mail Merge Documents
Sadurunge kita ndelok lan nyetak dokumen sing digabungake, cathetan babagan formatting: Nalika nglebokake manunggal kolom dadi dokumen, Tembung ora nggawa format data saka sumber data.
Nglamar Formatting Khusus saka Sumber Spreadsheet
Yen sampeyan pengin ngaplikasi format khusus kayata miring, kandel, utawa nggaris garis, sampeyan kudu nglakoni ing Word. Yen sampeyan ndeleng dokumen kanthi kothak, sampeyan kudu milih panah kaping pindho ing loro-lorone lapangan sing pengin digunakake kanggo ngowahi format. Yen sampeyan ndeleng data sing digabung ing dokumen, mung nyorot teks sing pengin diganti.
Elinga yen owah-owahan bakal ditindakake ing kabeh dokumen sing digabung, ora mung individu.
Pratinjau Dokumen Gabung
Kanggo pratinjau dokumen gabungan sampeyan, klik tombol View Merged Data ing toolbar Mail Merge. Tombol iki dianggo kaya saklar sing toggle, supaya yen sampeyan pengin bali menyang ndeleng mung kolom lan dudu data sing diandhut, klik maneh.
Sampeyan bisa navigasi liwat dokumen sing digabung nganggo tombol navigasi ing toolbar Kirim Merge. Padha, saka kiwa menyang tengen: Rekam pisanan, Rekam sadurunge , Go Rekam , Rekam sabanjure, Rekam pungkasan .
Sadurunge nggabungake dokumen sampeyan, sampeyan kudu pratinjau kabeh, utawa minangka akeh sing bisa kanggo verifikasi sing digabung kabeh kanthi bener. Nyedhiyakake perhatian khusus kanggo bab-bab kayata bantalan lan jarak watara data gabungan.
Mungkasi Mail Merge Document
Yen sampeyan siap nggabungake dokumen sampeyan, sampeyan duwe loro pilihan.
Gabung menyang Printer
Kang pisanan kanggo nggabungake menyang printer. Yen sampeyan milih pilihan iki, dokumen kasebut bakal dikirim menyang printer tanpa modifikasi. Sampeyan bisa nggabung menyang printer kanthi ngeklik tombol toolbar Merge to Printer .
Gabung menyang Dokumen Anyar
Yen sampeyan perlu ngenali sawetara utawa kabeh dokumen (sanajan, sampeyan bakal wicaksana kanggo nambah kolom cathetan ing sumber data kanggo cathetan pribadi), utawa gawe owah-owahan liyane sadurunge sampeyan nyetak, sampeyan bisa nggabung menyang dokumen anyar; yen sampeyan gabung menyang dokumen anyar, surat gabungan dokumen utama lan sumber data bakal tetep utuh, nanging sampeyan bakal duwe file liya sing ngemot dokumen sing digabung.
Kanggo nindakake iki, mung klik tombol toolbar Merge to New Document .
Metode sing manawa sampeyan milih, sampeyan bakal diwenehi kotak dialog sing bisa diwenehi Sabda kanggo nggabungake kabeh cathetan, rekaman saiki, utawa sawetara cathetan.
Klik tombol pilihan ing jejere pilihan sing dikepengini banjur klik OK .
Yen sampeyan pengin nggabungake sawetara, sampeyan kudu dilebokake ing nomer wiwitan lan nomer pungkasan kanggo rekaman sing pengin kalebu ing penggabungan sadurunge sampeyan klik OK .
Yen sampeyan milih kanggo nyetak dokumen kasebut, sawise kothak dialog muncul, sampeyan bakal diwenehi kotak dialog Print. Sampeyan bisa sesambungan karo sing padha karo apa wae kanggo dokumen liyane.