Dos lan Dont's of Entering Data ing Excel

01 saka 08

Excel Data Entry Ringkesan

Tutorial iki kalebu sawetara dhasar lan DON'Ts dhasar ngetik data menyang spreadsheet program kayata Excel, Google Spreadsheets, lan Open Office Calc.

Ngetik data kanthi bener sepisanan bisa nyebabake masalah sabanjure lan nggawe luwih gampang nggunakake sawetara alat lan fitur Excel kayata formula lan grafik.

DOs lan DON'Ts yaiku:

1. Rencanamu spreadsheet sampeyan
2. Aja Ninggalake Blok utawa Kolom Nalika Ngonversi Data Related
3. Apa Simpen Seneng lan Simpen ing Rong Panggonan
4. Aja Gunakake Nomer minangka Headline Kolom lan Aja Kalebu Unit karo Data
5. Aja Gunakake Referensi Sel lan Nyaring Rentang ing Rumus
6. Aja Ninggalake Sel sing ngandhut Formula sing ora dikunci
7. Apa Urut Data Sampeyan

Apa Rencana Panjenengan Spreadsheet

Nalika nerangake babagan ngetik data menyang Excel, iku apik kanggo nggawe perencanaan sadurunge sampeyan wiwit ngetik.

Ngerti apa lembar kerja bakal digunakake kanggo, data bakal ngemot, lan apa sing bakal dilakoni karo data kasebut bisa ndadekake banget tata letak akhir lembar kerja.

Rencana sadurunge ngetik bisa nylametake wektu mengko yen spreadsheet kudu direorganisasi supaya luwih efisien lan gampang digarap.

Nilai kanggo Nimbang

• Apa tujuane spreadsheet?
• Pira data sing bakal dienggo spreadsheet?
• Apa grafik dibutuhake?
• Bakal spreadsheet dicithak?

Apa Tujuan Spreadsheet?

• Tujuan spreadsheet bakal mbantu nemtokake lokasi data, amarga informasi sing paling penting kudu katon lan gampang diakses.
• Kalkulasi apa sing dibutuhake? Kalkulasi bakal mangaruhi apa formula lan fungsi sing perlu lan ing ngendi panggonan kasebut bakal ana.

Carane Kathah Data Bakal Spreadsheet Ditahan?

Jumlah data spreadsheet ing awalé ditahan lan jumlah sing bakal ditambahake mengko bakal nyebabake jumlah lembar kerja sing digunakake.

• Aja nyebarake data metu banget amarga bisa nggawe informasi tartamtu sing angel ditemokake lan pangétangan sing ngluwihi pirang lembar utawa workbooks bisa mulai nimbulaké kinerja Excel.
• Kanggo lembar kerja gedhe, sok-sok migunani kanggo nampilake kolom sing penting ing sadhuwure judhul kolom, tinimbang meksa pangguna kanggo nggulung menyang dhasar lembar kerja kanggo ndeleng informasi kasebut.

Apa Gambar?

Yen kabeh utawa bagéan saka data bakal ditampilake ing grafik utawa grafik, bisa mangaruhi tata letak informasi,

• Gumantung saka jinis grafik, data bisa uga dikelompokake kanthi beda - kayata makaryakke area ringkesan kanggo pie charts.
• Kanggo spreadsheets gedhe, denah bisa dipindhah menyang kaca-kaca sing misahake kanggo nyuda crowding

Bakal Spreadsheet Dicetak?

Cara data sing disusun bisa kena pengaruh yen kabeh utawa sawetara data bakal dicithak, gumantung apa tata letak potret utawa lanskap dipilih lan nomer sheet sing dibutuhake.

• Yen tampilan potret ing kertas ukuran surat biasa (8 1/2 X 11) digunakake, nimbang nglebokake sebagian data ing baris ngisor sawetara kolom, supaya kabeh headings katon ing siji sheet.
• Yen akeh sheet sing dibutuhake, nganggep nyetak headings kolom ing ndhuwur saben kaca kanggo nggawe maca data luwih gampang.
• Yen akeh kolom data kudu dicithak, tata letak lanskap bisa nyimpen kabeh headings ing sawijining kaca. Maneh, yen akeh sheet sing dibutuhake, print heading kolom ing ndhuwur saben kaca.
• Yen grafik sing dicithak, pindhah menyang lembaran kapisah bisa nyediakake tugas kasebut.

02 saka 08

Aja Ninggalake Blok utawa Kolom ing Data Related

Ninggalake baris utawa kolom sing kosong ing tabel data utawa data sing gegandhengan bisa nggawe angel banget nggunakake bener nomer Excel kayata grafik, tabel pivot, lan fungsi tartamtu.

Malah sel kosong ing baris utawa kolom sing ngemot data bisa nimbulaké masalah kaya sing katon ing gambar ing ndhuwur.

Ketiadaan spasi kosong uga bakal luwih gampang kanggo Excel ndeteksi lan milih kabeh data sing ana gandhengane jangkoan yen fitur kayata ngurutake , nyaring, utawa AutoSum digunakake.

Tinimbang ninggalake baris utawa kolom kosong, gunakake wates utawa judhul format lan label nggunakake huruf tebal utawa garis bawah supaya bisa ngeculake data lan luwih gampang diwaca.

Ketik kolom data kanthi wicaksana yen bisa.

• Nalika nglebokake spreadsheet, nulis judhul deskriptif ing ndhuwur kolom pisanan saka tabel kanthi data ing ngisor iki.
• Yen ana luwih saka siji seri data, dhaptar siji sawise liyane ing kolom (kiwa kanggo tengen) kanthi judhul kanggo saben seri data ing ndhuwur.

Tansah data sing ora ana hubungane

Nalika tetep data sing gegandhengan bebarengan, ing wektu sing padha, bisa uga migunani kanggo njaga data sing ora ana hubungane.

Ninggalake kolom utawa baris kosong ing antarane kisaran data sing beda utawa data liyane ing lembar kerja bakal nggawe luwih gampang kanggo Excel ndeteksi kanthi bener lan pilih kisaran utawa tabel data sing gegandhengan.

03 saka 08

Apa Simpen Seneng

Pentinge nyimpen kerjane kerep ora bisa diobati - utawa nyatakake asring banget.

Mesthi, yen sampeyan nggunakake spreadsheet-based web - kayata Google Spreadsheets utawa Excel Online - banjur nyimpen ora dadi masalah, amarga program ora nduweni opsi panyimpenan, nanging, digarap fitur otomatis.

Kanggo program basis komputer sanadyan, sawise rong utawa telung owahan - apa nambah data, nggawe owahan format, utawa ngetik formula - simpen lembar kerja.

Yen sing misale jek, ngirit paling sethithik saben rong utawa telung menit.

Sanajan stabilitas komputer lan piranti lunak komputer saya tambah drastis sajrone sawetara taun pungkasan, perangkat lunak isih nabrak, kegagalan daya isih kedadeyan, lan wong-wong liya bisa uga mlaku liwat kabel daya lan narik metu soket tembok.

Lan nalika kedadeyan kasebut, mundhut jumlah data - gedhe utawa cilik - mung nambah beban kerja nalika sampeyan nyoba mbangun maneh apa sing wis rampung.

Excel nduweni fitur nyimpen otomatis , sing biasane dianggo kanthi apik, nanging kudu ora bisa diandelake. Njaluk ing pakaryan ngamanake data sampeyan dhewe kanthi gampang nyimpen.

Trabasan kanggo Saving

Nyimpen ora kudu dadi tugas sing nggegirisi kanggo mindhah mouse menyang pita lan ngeklik lambang, njaluk ing tabungan nyimpen kanthi nggunakake kombinasi shortcut keyboard :

Ctrl + S

Apa Simpen ing Rong Panggonan

Aspèk liya sing ora bisa diobong-amba yaiku pentinge nyimpen data ing rong lokasi sing beda.

Panggonan liya, mesthi wae serep, lan wis ngandika akeh, "Serep kaya asuransi: duwe siji lan sampeyan mbokmenawa ora perlu, ora duwe lan sampeyan mbokmenawa bakal".

Backup paling apik yaiku ing lokasi fisik sing beda saka asline. Sawise kabeh, apa titik duwe loro salinan file yen padha

• ana ing hard drive padha sing gagal?
• ing komputer sing padha, sing bakal dicolong?
• ing bangunan sing padha dibakar ing lemah?

Web Based Backups

Maneh, nggawe cadangan ora kudu dadi tugas sing ngetrapake utawa nyenengake wektu.

Yen keamanan ora dadi masalah - lembaran kerja iku dhaptar DVD - ngirimake salinan dhewe nganggo mail web supaya salinan tetep ing server mesthine cukup.

Yen keamanan dadi masalah, panyimpenan web isih dadi pilihan - senadyan karo perusahaan sing spesifikasine ing bab kuwi lan ngisi biaya kanggo nglakoni.

Ing kasus spreadsheets online, mungkin, pamilik program nyokong server - lan iki kalebu kabeh data pangguna. Nanging supaya aman, download salinan file menyang komputer sampeyan dhewe.

04 saka 08

Aja Gunakake Nomer minangka Headline Kolom lan Aja Kalebu Unit karo Data

Aja nggunakake headings ing ndhuwur kolom lan ing awal baris kanggo ngenali data, nalika nggawe operasi kayata ngurutake luwih gampang, nanging ora nggunakake angka kayata - 2012, 2013, lan liya-liyane - kanggo nindakake.

Minangka ditampilake ing gambar ing ndhuwur, kolom lan baris-baris sing mung angka-angka bisa uga ora disenengi ing kalkulasi. Yen rumus sampeyan kalebu fungsi kayata:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

sing kanthi otomatis milih jangkoan data kanggo argumen fungsi.

Biasane, fungsi kasebut pisanan katon kanggo kolom angka ing ndhuwur ing endi papane lan banjur ngiwa kanggo baris nomer, lan sembarang headings sing mung nomer bakal kalebu ing sawetara sing dipilih.

Nomer sing dipigunakaké minangka judhul row bisa uga salah minangka seri data liya yen dipilih minangka bagéan saka bagan grafik tinimbang minangka label sumbu.

Format nomer ing sèl judhul minangka teks utawa nggawe label teks sadurunge saben angka kanthi apostrof (') - kayata' 2012 lan '2013. Apostrophe ora dituduhake ing sèl, nanging ngganti angka kasebut menyang data tèks.

Tansah Unit ing Headings

Aja: ketik dhuwit, suhu, jarak, utawa unit liyane menyang saben sèl kanthi nomer data.

Yen ana, ana kasempatan apik sing Excel utawa Google Spreadsheets bakal ndeleng kabeh data sampeyan minangka teks.

Nanging, unit panggonan ing kolom ing ndhuwur kolom, sing, kaya mengkono, bakal njamin yen judhul kasebut paling ora ana teks lan ora bakal nggawe masalah sing dibahas ing ndhuwur.

Teks menyang Kiri, Nomer menyang tengen

Cara cepet kanggo mangerteni yen sampeyan duwe teks utawa nomer data kanggo mriksa keselarasan data ing sel. Secara default, data teks didadekake selaras ing sisih kiwa ing Excel lan Google Spreadsheets lan data angka didadekake siji ing sisih tengen ing sel.

Sanajan panyelarasan standar iki gampang diganti, format ora biasane diterapake nganti sawise kabeh data lan rumus wis dicithak, supaya alignment gawan bisa menehi pitunjuk luwih dhisik babagan sing ana ing lembar kerja.

Simbol Persen lan Mata Uang

Praktek paling apik kanggo nglebokake kabeh data menyang lembar kerja yaiku ngetik angka kosong lan banjur format sel kanggo nampilake angka kanthi bener - lan iki kalebu persentase lan jumlah mata uang.

Excel lan Google Spreadsheets, Nanging, nampa simbol persen sing diketik menyang sel bebarengan karo nomer lan loro-lorone uga ngakoni simbol mata uang umum, kayata tandha dollar ($) utawa simbol pound Inggris (£) yen dianggo sèl bebarengan karo data nomer, nanging simbol mata uang liya, kayata Rand Afrika Selatan (R), bakal ditingali minangka teks.

Kanggo ngindhari masalah potensial, tindakake praktik sing paling apik kasebut ing ndhuwur lan ketik jumlah kasebut banjur format sel kanggo itungan tinimbang ngetik simbol mata uang.

05 saka 08

Aja Gunakake Referensi Sel lan Nyaring Rentang ing Rumus

Saben referensi sel lan dijenengi jangkoan bisa lan kudu digunakake ing formula supaya luwih cepet lan luwih gampang kanggo njaga rumus lan extension, kabeh lembar kerja, bebas saka kasalahan lan up to date.

• Referensi sel minangka kombinasi saka kolom kolom lan nomer baris saka sel - kayata A1, B23, lan W987 - lan digunakake kanggo ngenali lokasi data ing lembar kerja.
• Jinis jeneng utawa jeneng sing ditemtokake iku mirip karo referensi sel sing digunakake kanggo ngenali sèl utawa jangkoan sel ing lembar kerja.

Referensi Data ing Rumus

Rumus digunakake ing Excel kanggo nindakake etungan - kayata tambahan utawa subtraction.

Yen nomer nyata kalebu ing formula - kayata:

= 5 + 3

Saben wektu owahan data - ngomong 7 lan 6, rumus perlu diowahi lan angka-angka diganti supaya formula dadi:

= 7 + 6

Yen, tinimbang, data kasebut mlebu ing sel ing lembar kerja, referensi sel - utawa jeneng akeh - bisa digunakake ing rumus tinimbang nomer.

Yen nomer 5 ngetik menyang sel A 1 lan 3 menyang sel A2, formula kasebut dadi:

= A1 + A2

Kanggo nganyari data, ganti isi sel A1 lan A2, nanging rumus tetep padha - Excel kanthi otomatis nganyari asil rumus.

Tabungan ing wektu lan gaweyan tambah yen lembar kerja ngandhut rumus rumit lan yen akeh rumus referensi data sing padha amarga data mung kudu diganti ing siji lokasi lan kabeh rumus sing referensi bakal diupdate.

Nggunakake referensi sèl utawa dijenengi kisaran uga ndadekake lembar kerja luwih aman, amarga ngidini sampeyan nglindhungi rumus saka owah-owahan sengaja nalika ninggalake sel data sing bisa diganti.

Menuding Data

Fitur liyane saka Excel lan Google Spreadsheets yaiku supaya sampeyan ngidini sampeyan ngetik referensi sel utawa jeneng jangkep menyang formula nggunakake pointing - kang bisa ngeklik sel kanggo nglebokake referensi menyang rumus.

Menuding nyuda kamungkinan kasalahan sing disebabake ngetik ing referensi sèl sing salah utawa misalah jeneng jangkauan.

Gunakake Nyaring Ranges kanggo Pilih Data

Nemokake area data sing gegandhengan jeneng bisa nggawe luwih gampang kanggo milih data nalika nindakake layan utawa operasi penyaringan.

Yen ukuran wilayah data diganti, sawetara jeneng bisa gampang diowahi nggunakake Manager Name .

06 saka 08

Aja ninggalake Cell Containing Formulas Unprotected

Sawise mbuwang wektu supaya akeh formula diwenehi bener lan nggunakake referensi sèl sing bener, akeh wong sing keliru ninggalake rumus-rumus kasebut kanthi rawan karo owah-owahan sengaja utawa sengaja.

Kanthi manggonake data ing sel ing lembar kerja lan banjur ngrujuk data kasebut ing formula, ngidini sel-sel sing ngandhut formula bakal dikunci lan, yen perlu, tembung sandi dilindhungi supaya tetep aman.

Ing wektu sing padha, sel sing ngemot data bisa ditinggalake ora dikunci supaya owah-owahan bisa dilebokake kanthi gampang supaya spreadsheet tetep anyar.

Nglindhungi worksheet utawa workbook minangka proses rong langkah:

1. Priksa manawa sel bener dikunci
2. Aplikasiake pilihan sheet proteksi - lan yen pengin, tambahna tembung sandhi

07 saka 08

Apa Urut Data Sampeyan

Urutake data sampeyan sawise sampeyan wis rampung ngetik.

Nggarap data unsorted ing Excel utawa Google Spreadsheets ora biasane masalah, nanging minangka sawetara data mundhak dadi ora angel nggarap kanthi irit.

Data sing diurut luwih gampang dipahami lan analisis lan sawetara fungsi lan alat, kayata VLOOKUP lan SUBTOTAL mbutuhake data sing diurut supaya bisa ngasilake asil sing bener.

Uga, ngurutake data kanthi cara sing beda bisa luwih gampang nemtokake tren sing ora katon ing wiwitan.

Milih Data Kanggo Diurut

Sadurunge data bisa diurut, Excel kudu ngerti macem-macem sing kudu diurutake, lan biasane, Excel cukup apik ing milih area data sing gegandhengan - anggere nalika mlebu,

1. ora ana baris utawa kolom kosong sing ditinggalake ing area data sing gegandhengan;
2. lan baris kosong lan kolom kiwa antarane dhaerah data sing gegandhengan.

Excel bakal nemtokake, kanthi bener, yen wilayah data nduweni jeneng lapangan lan ngilangi baris iki saka cathetan sing bakal diurutake.

Nanging, ngidini Excel milih kisaran kanggo diurutake bisa beresiko - utamane kanthi jumlah akeh data sing ora angel dipriksa.

Nggunakake Names kanggo Pilih Data

Kanggo mesthekake yen data sing bener dipilih, nyorot sawetara sadurunge miwiti urutan kasebut.

Yen sawetara sing padha diurutake kanthi urut, pendekatan sing paling apik kanggo menehi aName.

Yen jeneng wis ditetepake kanggo sawetara sing diurutake, ketik jeneng ing Kotak Jeneng , utawa pilih saka dhaptar gulung sing gegandhengan lan Excel bakal kanthi otomatis nyorot rentang data sing bener ing lembar kerja.

Baris Tersembunyi dan Kolom dan Pemilihan

Baris lan column data sing ora bisa didhelikake ora dipindhah nalika ngurutake, supaya kudu unhidden sadurunge ana urutan.

Contone, yen baris 7 didhelikake, lan minangka bagéan saka sawetara data sing diurut, bakal tetep minangka baris 7 tinimbang dipindhah menyang lokasi sing bener minangka asil saka urutan.

Padha dadi kanggo kolom data. Ngurutake baris diwatesi kolom reordering data, nanging yen Kolom B didhelikake sadurunge sort, bakal tetep minangka Column B lan ora diurut ulang karo kolom liya ing urutan sing diurut.

08 saka 08

Kabeh Nomer kudu Disimpen minangka Nomer

Isu: Priksa kabeh nomer disimpen minangka nomer. Yen asil sing ora dikarepake, kolom bisa ngemot angka sing disimpen minangka teks lan ora minangka angka. Contone, nomer negatif sing diimpor saka sawetara sistem akuntansi utawa nomer sing diasupkeun karo leading '(apostrophe) disimpen minangka teks.

Nalika sampeyan cepet nyortir data kanthi tombol AZ utawa ZA, kabeh bisa dadi salah. Yen ana kolom kosong utawa kolom kosong ing data, bagian data bisa diurut, dene data liyane ora diolehi. Mbayangno kekacoan sampeyan bakal duwe, yen jeneng lan nomer telpon ora cocog, utawa yen pesenan menyang pelanggan sing salah!

Cara paling gampang kanggo mesthekake yen sawetara data sing bener dipilih sadurunge ngurutake kanggo menehi jeneng.

Panyangka kaping loro mengaruhi persis apa jenis Excel. Yen sampeyan duwe sel tunggal sing dipilih, Excel ngluwihi pilihan kanggo milih jangkoan (kayata mencet Ctrl + Shift + 8) diwatesi dening siji utawa luwih kolom lan baris kosong. Iku banjur mriksa baris pisanan ing sawetara sing dipilih kanggo nemtokake manawa isi informasi header utawa ora.

Iki ngendi ngurutake karo toolbar bisa dadi angel-header sampeyan (assuming sampeyan duwe siji) kudu ketemu sawetara pedoman sing rada ketat supaya Excel bisa ngenali minangka header. Contone, yen ana sel kothong ing baris header, Excel uga mikir yen ora header. Uga, yen baris header diformat padha karo baris liyane ing jurusan data, banjur ora ngerteni. Saliyane, yen tabel data sampeyan kalebu teks lan baris header ngemot apa-apa nanging teks, Excel bakal-meh kabeh wektu-gagal ngenali baris header. (Baris katon kaya baris data liyane kanggo Excel.)

Mung sawise milih sawetara lan nemtokake yen ana baris header bakal Excel ngurutake sing bener. Kepiye carane nyenengake karo asil gumantung manawa Excel entuk pilihan sing beda-beda lan tandha teko tandha ping. Contone, yen Excel ora mikir sampeyan duwe baris header, lan sampeyan, sampeyan header diurutake ing awak data; iki umume ora becik.

Kanggo mesthekake manawa data sampeyan dikenali kanthi bener, gunakake trabasan Ctrl + Shift + 8 kanggo ndeleng apa sing dipilih Excel; iki apa sing bakal diurut. Yen ora cocog karo pangarepan sampeyan, sampeyan kudu ngowahi karakter data ing meja, utawa sampeyan kudu milih sawetara data sadurunge nggunakake kotak dialog Urut.

Kanggo mesthekake manawa judul sampeyan diakoni kanthi bener, gunakake trabasan Ctrl + Shift + 8 kanggo milih sawetara data, banjur mirsani baris pisanan. Yen header sampeyan duwe sel kothong antarane sing dipilih ing baris kapisan utawa baris pisanan diformat kaya baris kapindho, utawa sampeyan duwe luwih saka siji baris header sing dipilih, banjur Excel nompo sampeyan ora ana baris header ing kabeh. Kanggo mbenerake iki, gawe owah-owahan ing baris header supaya manawa diakoni kanthi bener dening Excel.

Akhire, kabeh taruhan bisa mateni yen tabel data sampeyan nggunakake header multi-baris. Excel duwe wektu angel kanggo ngenali. Sampeyan majem masalah nalika sampeyan ngarepake kanggo kalebu baris kosong ing header; iku ora bisa dilakoni kanthi otomatis. Sampeyan bisa, Nanging, pilih kabeh baris sing sampeyan pengin ngurutake sadurunge ngurutake urutan kasebut. Ing tembung liyane, dadi tartamtu ing apa sing pengin Excel kanggo ngurutake; aja Excel nggawe asumsi sampeyan.
Tanggal lan Times disimpen minangka Tèks

Yen asil ngurutake miturut tanggal ora katon kaya samesthine, data ing kolom sing ngandung kunci urutan bisa ngemot tanggal utawa kaping disimpen minangka data teks tinimbang minangka nomer (tanggal lan kaping mung diformat data angka).

Ing gambar ing ndhuwur, cathetan kanggo A. Peterson rampung ing dhasar dhaftar, nalika, miturut tanggal peminjaman - 5 November 2014 -, rekaman kudu diselehake ing ndhuwur rekor kanggo A. Wilson, kang uga wis tanggal pinilih tanggal 5 Nopember.

Alesan kanggo asil sing ora dikarepake yaiku tanggal peminjaman kanggo A. Peterson wis disimpen minangka teks, tinimbang minangka nomer
Data Campuran lan Cepet.

Nalika nggunakake metode urutan cepet sing ngemot data teks lan nomer sing digabungake, Excel ngurut nomer lan data teks kanthi kapisah - nyelehake rekaman karo data teks ing ngisor dhaptar sing diurut.

Excel bisa uga kalebu judhul asli ing asil ngurutake - nginterpretasikake minangka baris liyane saka data teks tinimbang minangka jeneng lapangan kanggo tabel data.
Urut Warnings - Sort Dialog Box

Minangka ditampilake ing gambar ndhuwur, manawa kotak dialog Urut digunakake, sanajan kanggo limo ing salah siji kolom, Excel nampilake pesen sing ngelingi sampeyan wis nemokake data sing disimpen minangka teks lan menehi pilihan kanggo:

Urut apa sing katon minangka nomer minangka nomer
Susun nomer lan angka sing disimpen minangka teks kanthi kapisah

Yen sampeyan milih opsi kapisan, Excel bakal nyoba nyelehake data teks ing lokasi sing bener saka asil urutan kasebut.

Pilih opsi sing kapindho lan Excel bakal nyelehake rekaman sing ngemot data teks ing ngisor asil ngurutake - kaya sing dilakoni kanthi cepet.